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Worum es geht
In dieser Anleitung richtest du in Paperless-ngx den Bereich E-Mail so ein, dass eingehende Nachrichten automatisch abgerufen und ihre Anhänge als Dokumente abgelegt werden. Dafür kannst du entweder ein vorhandenes Postfach verwenden oder ein separates Postfach nur für Paperless anlegen. Zusätzlich lernst du, wie du mit E-Mail-Regeln festlegst, welche Nachrichten verarbeitet werden und was nach dem Import mit ihnen passiert.
Was gezeigt wird
Zuerst wird das E-Mail-Konto angelegt: Du trägst die Zugangsdaten für dein Postfach ein, testest die Verbindung und speicherst die Konfiguration. Dabei wird auch erklärt, dass bei manchen Anbietern wie Gmail oder Outlook 365 zusätzliche Schritte wie App-Passwort oder OAuth nötig sein können. Anschließend folgt die Einrichtung der E-Mail-Regeln. Dort vergibst du einen Namen, legst Ordner, maximales Alter und Verarbeitungsumfang fest und bestimmst über Filter, welche Mails verarbeitet werden. Außerdem kannst du eine Aktion wie das Verschieben in einen Ordner definieren, einen Tag setzen und optional Dokumenttyp sowie Korrespondent zuweisen.
Für wen geeignet
Die Anleitung richtet sich an alle, die Rechnungen und andere Dokumente automatisch aus E-Mails in Paperless-ngx übernehmen möchten. Besonders hilfreich ist sie für Nutzer, die ihr Postfach aufräumen, Eingänge besser strukturieren und wiederkehrende Dokumente effizient archivieren wollen. Auch wenn du die genauen Anbieterwerte zunächst mit Hilfe einer KI ermitteln möchtest, bekommst du hier den grundlegenden Ablauf verständlich erklärt.
- E-Mail-Konto in Paperless-ngx anlegen und testen
- IMAP-Zugang und typische Anbieter-Hürden verstehen
- E-Mail-Regeln mit Filtern und Aktionen einrichten
- Rechnungs-Mails gezielt nach Betreff oder anderen Kriterien verarbeiten
- Dokumente automatisch taggen und zuordnen
- Automatischen Abruf in Paperless-ngx nachvollziehen